Dla pracowników administracyjno-biurowych standardowy odstęp między szkoleniami okresowymi BHP wynosi 6 lat, ale sam charakter stanowiska nie przesądza jeszcze o obowiązku odbycia kolejnego kursu. Znaczenie mają także kategoria ryzyka działalności, ocena ryzyka zawodowego i rzeczywiste warunki pracy, a w niektórych sytuacjach również ważne zaświadczenie o równoważnym szkoleniu.
Co ile lat pracownicy administracyjno-biurowi odbywają szkolenie okresowe BHP?
Standardowo szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych online odbywa się nie rzadziej niż raz na 6 lat. Służy aktualizacji i utrwaleniu wiedzy dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy, zmian w przepisach, organizacji pracy oraz zagrożeń występujących na danym stanowisku.
Sześcioletni okres jest standardem dla tej grupy stanowisk, ale częstotliwość szkoleń zależy od rodzaju zajmowanego stanowiska oraz warunków pracy. W określonych sytuacjach termin szkolenia może być krótszy, dlatego przy jego ustalaniu trzeba uwzględnić aktualną ocenę stanowiska i warunki wykonywania obowiązków.
Pierwsze szkolenie okresowe pracownika, który nie jest pracodawcą ani osobą kierującą pracownikami, powinno odbyć się w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy.
Kiedy pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony ze szkolenia okresowego?
Samo zajmowanie stanowiska administracyjno-biurowego nie oznacza automatycznego zwolnienia z kolejnego szkolenia okresowego. Jest ono możliwe, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka zawodowego nie wyższej niż trzecia, a udokumentowana ocena ryzyka nie wskazuje na konieczność przeprowadzenia szkolenia.
- Rodzaj działalności: przeważająca działalność pracodawcy musi należeć do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia.
- Ocena ryzyka: ocena przeprowadzona i udokumentowana przez pracodawcę nie może wskazywać na konieczność szkolenia okresowego.
- Zakres zwolnienia: nie dotyczy ono osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.
Znaczenie może mieć również aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego u innego pracodawcy. Jeżeli jego zakres tematyczny odpowiada wymaganiom obowiązującym na nowym stanowisku, pracownik może nie odbywać szkolenia ponownie. Podobnie można uwzględnić szkolenie przeprowadzone wcześniej na innym stanowisku, jeśli jego program odpowiada wymaganiom nowego stanowiska.
O zastosowaniu zwolnienia decyduje więc nie sama nazwa stanowiska, lecz także kategoria ryzyka działalności pracodawcy, ocena ryzyka zawodowego oraz — w przypadku wcześniejszego szkolenia — odpowiednia podstawa dokumentacyjna.
Jak kategoria ryzyka i warunki pracy wpływają na obowiązek szkolenia okresowego?
Kategoria ryzyka działalności pracodawcy jest jednym z elementów oceny obowiązku szkoleniowego. Sama nazwa stanowiska ani sama kategoria przypisana działalności nie przesądzają o potrzebie szkolenia. Znaczenie ma także aktualna, udokumentowana ocena ryzyka zawodowego odnosząca się do konkretnego stanowiska i rzeczywistych warunków wykonywania pracy.
Ocena ryzyka powinna uwzględniać zagrożenia występujące w organizacji pracy, czynniki środowiska pracy oraz przyjęte rozwiązania techniczno-organizacyjne. Zmiana sposobu wykonywania zadań, organizacji pracy lub innych warunków wpływających na ryzyko może wymagać ponownej analizy.
- Kategoria ryzyka działalności: wpływa na obowiązki szkoleniowe, ale nie zastępuje oceny konkretnego stanowiska.
- Ocena ryzyka zawodowego: wyniki oceny mogą wpływać na ustalenie konieczności szkolenia okresowego lub możliwości zwolnienia z niego.
- Warunki pracy: zagrożenia, czynniki środowiska pracy, organizacja pracy i rozwiązania techniczno-organizacyjne powinny zostać uwzględnione przy ustalaniu zakresu szkolenia.
- Zmiana warunków: modyfikacja organizacji pracy lub innych elementów wpływających na ryzyko może wymagać ponownej oceny potrzeby szkolenia.
Jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy zostanie zakwalifikowany do grupy o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia, szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych należy przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od ustalenia tej zmiany lub od koniecznej aktualizacji oceny ryzyka zawodowego. Taki obowiązek powstaje również wtedy, gdy sama ocena ryzyka wskaże na konieczność szkolenia.
Jakie szkolenie BHP trzeba odbyć przed rozpoczęciem pracy?
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien odbyć szkolenie wstępne BHP. Obejmuje ono dwa elementy:
- Instruktaż ogólny – dotyczy podstawowych przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, regulacji przeciwpożarowych, zasad udzielania pierwszej pomocy oraz praw i obowiązków pracownika i pracodawcy.
- Instruktaż stanowiskowy – odnosi się do konkretnego stanowiska i warunków wykonywania pracy. Obejmuje zapoznanie z zagrożeniami, oceną ryzyka, metodami ochrony oraz zasadami bezpiecznego wykonywania powierzonych czynności.
Instruktaż stanowiskowy powinien odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy, charakterystycznym zagrożeniom i czynnościom wykonywanym na danym stanowisku. Jego elementem może być praktyczne zapoznanie pracownika z miejscem pracy.
Instruktaż ogólny może być przeprowadzony online wyłącznie w przypadku pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych w trybie pracy zdalnej. Instruktaż stanowiskowy wymaga natomiast zapoznania pracownika z konkretnym miejscem pracy.
Jak udokumentować ważność szkolenia lub zwolnienie na podstawie wcześniejszego zaświadczenia?
Odbycie szkolenia BHP powinno być potwierdzone na piśmie. Dokument musi odpowiadać rodzajowi szkolenia oraz stanowisku lub rodzajowi wykonywanej pracy; samo oświadczenie pracownika nie jest wystarczającym potwierdzeniem.
- Szkolenie wstępne: potwierdza je karta szkolenia wstępnego, obejmująca instruktaż ogólny i stanowiskowy.
- Szkolenie okresowe: jego ukończenie potwierdza zaświadczenie wydane po zakończeniu szkolenia i zdaniu egzaminu.
- Wcześniejsze szkolenie u innego pracodawcy: aktualne zaświadczenie może stanowić podstawę zwolnienia z ponownego szkolenia, jeżeli zakres tematyczny szkolenia jest równoważny programowi właściwemu dla nowego stanowiska lub rodzaju pracy.
Przed uznaniem wcześniejszego dokumentu trzeba sprawdzić jego datę, zakres oraz stanowisko lub grupę stanowisk, których dotyczył. Samo ukończenie szkolenia u innego pracodawcy nie przesądza o możliwości zwolnienia. Znaczenie ma także aktualność zaświadczenia i jego zgodność z wymaganiami dotyczącymi obecnie wykonywanej pracy.
Dokumenty dotyczące szkoleń, w tym zaświadczenie stanowiące podstawę zwolnienia z ponownego szkolenia, przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Dokumentację należy powiązać z konkretnym stanowiskiem albo rodzajem wykonywanej pracy, ponieważ zakres szkolenia powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom pracownika.
Szkolenie, dokształcanie lub podnoszenie kwalifikacji zawodowych obejmujące program równoważny szkoleniu okresowemu może być traktowane jako równoznaczne z jego odbyciem. Także w tym przypadku potrzebne jest odpowiednie potwierdzenie, a ocena powinna uwzględniać treść i aktualność dokumentu.
